Nu ne trebuie un studiu sociologic sa aflam ca in tara noastra, toata lumea adora hartia. Se stie, e vizbil peste tot in jurul nostru: hartii pe jos, afise pe toti peretii, hartii in dosare.

Departamentul de resurse umane se remarca fiind depozitarului unei bogate colectii de hartii. Cele mai multe inutile. De fapt am putea redenumi departamentul de resurse umane in biblioteca centrala a companiei, inspectorul de resurse umane l-am putea redenumi bibliotecar intern iar dosarul de personal clasic ar trebui numit romanul angajatului. Chiar de-ar fi publice, romanele acestea nu ar avea cititori pentru ca textele sunt de slaba calitate si repeta aceleasi formulari la nesfarsit. Intrand intr-o asemnea biblioteca, ruperea de foi intregi din romane n-ar trebui sa aduca prejudicii pentru ca aceeasi informatie se regaseste pe mai multe pagini, in diferite forme, spunand aceeasi poveste lipsita de interes.

Contractul de munca si ale lui acte aditionale sunt o necesitate legala. La fel fisa postului. Fisa de aptitudini medicale si cele de instructaj SSM si pentru Situatii de urgenta sunt de asemenea obligatorii. Orice alt document fie nu e necesar fie poate fi stocat pe suport electronic. Chiar si contractul de munca cu ale lui acte aditionale si fise de post pot fi scanate si arhivate electronic, pentru ca romanul angajatului sa mai fie deschis doar de inspectori ITM pe baza legislatiei ramase macar partial in afara erei digitale.

Cartea de identitate, CVul la angajare, procesele verbale de preluare a echipamentelor de lucru, luarea la cunostinta a regulamentului intern, diplomele de studii, atestatele si autorizatiile profesionale, documentele suport pentru persoanele aflate in intretinere – ei bine toate aceste documente suporta scanarea si stocarea electronica. La un moment dat, intre rar si niciodata, poate fi nevoie de aceste documente si e bine sa le avem la indemana, imprimandu-le. Multe informatii din cuprinsul acestor acte fiind date cu caracter personal, e de bun simt sa le protejam cu o parola. Dar sa tii maculatura tiparita cu aceste informatii e inutil, neecologic si retrograd.

Exista insa o serie de documente care vor fi mereu inutile, indiferent de situatie si de forma de stocare:

Certificatul de nastere contine informatii despre data nasterii pe care le regasim si in CNPul afisat pe cartea de identitate. Mai putem afla locul nasterii angajatului nostru si numele parintilor lui. Re-dun-dant.

Diplome de studiu de la gradinita si pana la ultima forma de invatamant absolvita. Sa presupunem un angajat cu studii superioare. Sunt sigur ca universitatea nu l-ar fi lasat sa inceapa studiile daca persoana nu ar fi absolvit liceul. Si chiar de-ar fi asa, nu e responsabilitatea noastra. La ce ne ajuta asadar diploma de bacalaureat, dovada finalizarii celor opt clase, extrasul de fisa matricola din clasele primare si caracterizarea de la gradinita ? La-ni-mic.

Cazierul domneste printre actele inutile. Ma intreb de multe ori cand gasesc in dosarul angajatului cate un cazier, care e rostul lui. Daca angajatul nu a fost condamnat penal anterior, de ce-l mai pastram ? Daca angajatul a fost condamnat penal anterior dar l-am angajat, ce relevanta mai are ? Cine mai rasfoieste acest tip de documente odata arhivate in dosarul-roman ? Ni-me-nea.

Certificatul de casatorie are rost doar daca e document suport pentru persoana sotului/sotiei aflat(e) in intretinere. In rest, viata personala a angajatului nu ne priveste nici macar in privinta numelui sotului/sotiei. Hotararea judecatoreasca de divort in care putem citi cauzele divortului, eventual chiar elementele partajului sunt intimitati care pe angajator nu au de ce sa-l intereseze. Eventuala schimbare a numelui de familie reiese din copiile actelor de identitate. Si-ga-ta.

Plantati fapte bune, reciclati maculatura !